Die Sanierung eines alten Hauses kann man in gewisser Hinsicht mit einer S/4HANA-Transformation vergleichen: Beide Projekte beginnen mit einer gründlichen Bestandsaufnahme, um den aktuellen Zustand zu erfassen und den Weg für die nächsten Schritte zu planen. Dabei sind oberflächliche Probleme oft leicht zu erkennen, während die wesentlichen Herausforderungen tiefer liegen – etwa bei der Elektrik eines Hauses oder im IT-System eines Unternehmens. Für eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation reicht eine rein technische Analyse nicht aus. Es braucht die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen, um Entscheidungen über neue Funktionen und zukünftige Arbeitsweisen zu treffen. Wie bei einer Haussanierung muss sorgfältig abgewogen werden, welche Anpassungen notwendig und welche optional sind. Eine frühzeitige Bestandsaufnahme ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Transformation. Unternehmen sollten diesen Prozess zügig starten und alle Abteilungen einbinden, um realistische und zukunftsfähige Entscheidungen zu treffen.
Standen Sie auch schon mal vor einem etwas heruntergekommenen, aber wunderschönen alten Haus und haben darüber nachgedacht, wie schön man das machen könnte? Mir zumindest passiert das häufig, vor allem im Urlaub, bei idyllischen Berghütten oder knuffigen Friesenhäusern unter Reet. In die Tat umgesetzt habe ich selbst so etwas noch nie, aber dazu kommen wir noch weiter unten. Will man so etwas angehen, benötigt man einen guten und vor allem auch realistischen Plan. Das Tückische dabei: Während das Ziel vermeintlich klar ist, ist es der Weg schon weniger. Und man muss den richtigen Einstieg finden, deshalb ist eine Standortbestimmung so wichtig. Hierbei gibt es große Ähnlichkeiten zu einem Einstieg in ein erfolgreiches S/4HANA-Transformationsprojekt. Die Bestandsaufnahme ist der Einstieg in eine gelungene S/4HANA Transformation und zugleich ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Je nachdem, wie sanierungsbedürftig die Immobilie ist, kann man viele Schäden bereits mit bloßem Auge erkennen: Ein undichtes Dach, Fenster mit Einfachverglasung, bröckelnder Putz. Aber wie vollständig ist das Bild? So bleiben bei einem alten Gebäude andere, zum Teil wesentlich elementarere Schäden, oft unsichtbar. Wie ist der Zustand z.B. der Leitungen oder der Heizungsanlage? Für Laien ist der tatsächliche Zustand eines Hauses unmöglich zu beurteilen. Und wie setze ich die Prioritäten? Woher soll die Erfahrung auch kommen, man macht das zum ersten und vielleicht einzigen Mal im Leben?
Bestandsaufnahme S/4HANA Transformation – Wer hat denn so etwas schon einmal gemacht?
Glücklicherweise gibt es Bausachverständige. Auf Basis des Gutachtens kann eine saubere Planung erfolgen. Daraus ist ersichtlich, welche Sanierungsmaßnahmen erfolgen müssen, welche sollen und welche können. Bezogen auf die Situation bei SAP S/4HANA ist Erfahrung und Expertise rund um die Transformation grundsätzlich breit verfügbar. Die ersten Neueinführungen erfolgten bereits seit Ende 2015 und auch viele Umstellungen von Bestandskunden wurden erfolgreich abgeschlossen.
Gibt es branchenübliche Standards?
Von der SAP werden beispielsweise umfangreiche Best Practices und How-To-Guides angeboten. Teilweise sind die Tools der SAP auch direkt in die regulären Wartungsoftware wie z.B. den Maintenance Planner and Optimizer integriert. Neben vorbereitenden Schritten im Altsystem wie Archiving, Sizing oder entsprechende Softwarepatches kann man über dieses Cockpit auch direkt diverse Checks zur „S/4HANA Readiness“ starten, z.B. die Kompatibilität von Add Ons, Business Functions oder Zusatzprogrammen (sog. Custom Code Check).
Die Bestandsaufnahme als Einstieg in S/4HANA Transformation ist mittlerweile gängige Praxis. Zudem gibt es an der einen oder anderen Stelle auch indikative Aufwandschätzungen für erforderliche Anpassungsarbeiten bzw. die Einführung neuer Funktionen wie z.B. Embedded Analytics oder Fiori-Benutzeroberflächen. Über die Angebote der SAP hinaus gibt es eine Vielzahl ergänzende Angebote und Tools von Beratungsunternehmen.
Auch hier passt wieder die Analogie zum Bausachverständigen: Von einem Gutachter kann ich eine klare Aussage erwarten, was nicht mehr funktioniert, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sind und welche Maßnahmen unbedingt durchgeführt werden müssen. Beispielsweise kann ein Heizungsexperte beurteilen, ob die vorhandene Anlage die gesetzlichen Anforderungen (noch) erfüllt oder eben nicht. Bestenfalls trifft er noch eine Aussage, was eine Erneuerung mindestens kosten würde. Aber das ist selbstverständlich kein genaues und schon gar nicht verbindliches Angebot. Eine belastbare Schätzung oder gar ein verbindliches Angebot hängt wiederum ganz wesentlich von den Wünschen, Bedürfnissen und finanziellen Möglichkeiten des Kunden ab. Und ob das wirtschaftlich sinnvoll ist, ist noch eine weitere ungeklärte Frage.…
Bestandsaufnahme S/4HANA Transformation – Gibt es Lösungen aus dem Regal?
Übertragen auf S/4HANA bekommt man eine belastbare Aussage, z.B. welcher Code bei Kundenerweiterung geändert werden muss, damit das System auch in Zukunft läuft. Wenn das aber grundsätzlich gegeben ist, stellt sich dennoch die Frage, ob man diese Lösung (zumindest zunächst) weiter nutzen möchte? Oder ob man (jetzt? perspektivisch?) eine Rückführung in den Standard anstreben sollte? Benötige ich eventuell eine weitere ergänzende Softwarelösung um beispielsweise „Keep the Core Clean“ (dazu bei Gelegenheit mehr!) zu ermöglichen?
Ich breche an dieser Stelle ab. Ich will nur Verständnis dafür erzeugen, dass diese Aussagen nicht „auf Knopfdruck“ ermittelt werden können. Zentrale Fragen wie z.B. Deployment- und Betriebsmodell, Architektur und Systemzuschnitt oder Datenmigration und Archivierung müssen individuell geklärt werden. Die Tools können dabei eine große Hilfe sein, aber sie können nicht die Antwort bieten. Aus vielen Unternehmen weiß ich aber, das genau diese Erwartung an die Umstellung auf S/4HANA besteht: Das ist die Aufgabe der IT-Abteilung, der Fachbereich möchte damit möglichst wenig zu tun haben und möchte einfach, dass alles weiter so funktioniert wie bisher.
Natürlich spielt die interne IT-Abteilung, insbesondere in Zeiten der Digitalisierung, eine entscheidende Rolle im Unternehmen. Sie stellt die Informations- und Kommunikationstechnologie zur Verfügung und gewährleistet einen reibungslosen Betrieb. Am Anfang der Transformation bedeutet das konkret, eine saubere Status Quo Analyse sicherzustellen. Diese Verantwortung für die Bestandsaufnahme als Einstieg in die S/4HANA Transformation, bei Bedarf auch mit Unterstützung durch externe Expertise, können und werden die Kollegen aus der IT auch immer gerne übernehmen.
Wie sieht die anschließende Nutzung aus?
Ein tragfähiges Umsetzungskonzept kann jedoch nur zusammen mit den anderen Unternehmensbereichen geklärt werden. Und das gilt auch für Strategie oder eventuell vorhandene kritische Meilensteine (siehe dazu beispielsweise auch hier). Um noch einmal das Sanierungsbeispiel zu nehmen: Man kann eine marode Elektrik einfach wieder funktionsfähig machen. Bei einem Altbau bedeutet dies aber unter Umständen, dass man weiterhin nur eine oder zwei Steckdosen im Raum hat. Entspricht eben dem Standard des Baujahres…
Was möchte man haben?
Wenn man mehr Anschlüsse bzw. Komfort haben möchte oder sogar Home Automation anstrebt, muss man sich davor den einen oder anderen Gedanken dazu machen. Der Elektriker (oder die IT-Abteilung) stehen gerne mit Rat und Tat zur Seite! Übrigens ist das nicht nur eine Frage des Preises. Ein guter Berater sollte prüfen, ob der Anwender mit der neuen Technologie klarkommen oder nutzen wird. Ich persönlich kenne einige Beispiele, wo tolle interaktive Lichtsteuerungen nach kurzer Zeit wieder klassisch digital auf die Zustände „ein“ und „aus“ reduziert werden.
Umgekehrt kann ich auch voll und ganz verstehen, dass es innerhalb eines Unternehmens noch viele andere und unter Umständen auch noch wichtigere Herausforderungen als die Umstellung auf S/4HANA gibt! Eine gemeinsam erarbeitete und getragene Umsetzungsplanung fällt nicht vom Himmel. Der Aufwand und die Arbeit sind nicht zu unterschätzen, selbst wenn man nicht in jedes Detail gehen kann oder will.
Was ist realistisch?
Dementsprechend gibt es sehr triftige Gründe, warum ich bis heute kein altes Haus besitze. Ich habe auch nie ernsthaft über ein Sanierungsprojekt nachgedacht! In diesem Fall besteht die Option, einfach komplett zu verzichten. Hier endet die Analogie, im Zusammenhang mit S/4HANA besteht diese Option nicht. Man kann aber in Anbetracht der individuellen Situation eines Unternehmens durchaus andere Prioritäten setzen – wichtig ist aber, dass das in einem klaren Bewusstsein der Entscheidung und der damit verbundenen Konsequenzen geschieht!
So kann man durchaus erst einmal auf S/4HANA umsteigen und nur die wirklich unbedingt notwendigen Maßnahmen in Angriff nehmen. Es sollte dann aber auch klar sein, dass entweder später noch weitere Arbeiten anstehen werden oder die Funktionalität oder unter Umständen auch die Zukunftsfähigkeit des Systems eingeschränkt wird. Diese Zusammenhänge müssen in einer einfachen und nachvollziehbaren Form transparent gemacht werden. Nichts ist frustrierender als unrealistisch hohe Erwartungen die auf unzureichende Handlungsmöglichkeiten treffen! Und in diesem Zusammenhang sollte man sich auch bewusst machen, dass viele andere sich in einer vergleichbaren Situation befinden.
Bestandsaufnahme S/4HANA Transformation – Wenn man die Dinge klar sieht, sind sie auch einfacher zu kommunizieren.
Im Zusammenhang mit der S/4HANA Transformation gibt es einige individuell zu klärende Fragen und keine allgemeingültigen Antworten. Das ist nicht weiter schlimm, es ist nicht zu ändern und es gibt externe Unterstützung. Man sollte das Thema auch nicht auf die lange Bank schieben (Bezug zur Prokrastination). Falls nicht ohnehin schon geschehen ist die klare Empfehlung möglichst zeitnah die technische Evaluation zu starten. Die Bestandsaufnahme ist der Einstieg in jede S/4HANA Transformation Diese Basis wird für alle weiteren Schritte benötigt. Nur die technische Evaluation ist entkoppelt von den Fachbereichen. Selbst weitere vorbereitende Aktivitäten (Einführung Business Partner, aufräumen im System) die unabhängig vom eigentlichen Transformationsprojekt gestartet werden können, benötigen den Einbezug und die Abstimmung mit den Fachbereichen. Eine ausführliche Standortbestimmung in Kombination mit der Unterstützung aller beteiligten Unternehmensbereiche sind zentrale Erfolgsfaktoren für eine gelungene S/4HANA Transformation.
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