Wie im anderen Blog schon ausführlich geschildert, spielt das individuell richtige Verhältnis zwischen Standard- und Individuallösungen eine ganz entscheidende Rolle bei der S/4HANA Transformation. Dementsprechend müssen irgendwann im Zuge einer S/4HANA Transformation unweigerlich die Prozesse diskutiert werden. Häufig wird diese Herausforderung als unüberwindliche Steilwand empfunden: Wie gelingt ein erfolgreicher Start in Prozessworkshops bei S/4HANA? Der zentrale Erfolgsfaktor liegt in einer möglichst zügigen Vorqualifikation, ohne bereits zu sehr ins Detail zu gehen. Grundlage für erfolgreiche Workshops sind wiederum ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und Bewertungskriterien zwischen den unterschiedlichen Beteiligten und Betroffenen. Die Wahl zwischen Standard und Individualität beeinflusst Kosten, Effizienz und Differenzierung vom Wettbewerb. Wichtig sind eine transparente Priorisierung und gutes Zeitmanagement. Erfahrene Berater spielen eine Schlüsselrolle, um den Prozess erfolgreich zu begleiten und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Diskussionen über Prozesse sind in jedem Unternehmen ein heikles Thema und Prozessworkshops dementsprechend noch viel mehr. Prozessworkshops sind wie Pilze, manche sind ungenießbar, andere schmecken nicht und nur ganz wenige sind ein Genuss. Das hängt dann von der Zubereitung ab! Dazu irgendwann mehr in einem weiteren Blog, hier möchte ich mich dementsprechend auf wesentliche Voraussetzungen konzentrieren damit ein erfolgreicher Start in Prozessworkshops bei S/4HANA gelingen kann.
Ziele der Prozessworkshops zur S/4HANA Transformation
Bei der Frage nach Standard oder Individuallösungen als Erfolgsfaktor bei der Umstellung auf S/4HANA sollte das erste Ziel ein Überblick über die Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie ein möglichst einheitliches Verständnis davon sein. Hier geht es bewusst noch gar nicht um das Detail! Die Beteiligten akzeptieren dies nur, wenn gewährleistet ist, dass diese Entscheidungen vorläufig sind. Ein Architekt würde bestimmt noch nicht mit der Planung der elektrischen Leitungen beginnen solange der Standort der Küche noch nicht festgelegt ist. Umgekehrt ist er aber gut beraten, gewisse Anforderungen schon in seine Überlegungen einzubeziehen, eine Küche im ersten Stock ist in fast allen Fällen keine gute Idee.
Das zweite Ziel für einen erfolgreichen Start in die Prozessworkshops bei S/4HANA sollte es sein, ein gemeinsames Verständnis über die Beurteilungskriterien zu schaffen. Bei einem Architektenhaus ist Repräsentation ein Faktor, bei ERP-Systemen dreht sich alles um die vermeintlich einfachen Fragen: Was brauche ich wirklich und kann ich mir das auch leisten? Die Frage nach dem unternehmerischen Mehrwert, nach Effizienz und Effektivität wird in der Praxis von den verschiedenen Fachbereichen eines Unternehmensaber oft sehr unterschiedlich interpretiert. Ich erinnere mich z.B. an lebhafte Diskussionen über verbesserte Serviceprozesse zwischen dem CFO und dem Leiter des Produktmanagements bei einem Hersteller von Investitionsgütern. Aus der Finanzperspektive sollte aus Kostengründen am besten alles so bleiben wie es war. Auf der anderen Seite kam dann das Argument, dass man im Vergleich zum Wettbewerb sowieso um ein Vielfaches teurer sei. Entscheidend sei aus Kundensicht aber der Service bzw. vielmehr die Vermeidung von teuren Ausfallzeiten…
Nicht immer ist der Fall so eindeutig gelagert. Es hilft deshalb sehr, wenn man verschiedene Themen insgesamt gewichtet. In welchem Verhältnis zueinander stehen attraktive Produkte, effizientere Prozesse, verbesserte Transparenz und Kostenreduktion zueinander? Was macht der Wettbewerb, müssen wir attraktiver für Mitarbeiter werden? Die Liste lässt sich beliebig verändern, wichtig ist eine individuelle Priorisierung die dann auch von allen Beteiligten mitgetragen wird. Die Frage Standard oder Individuallösungen kann auch unter Kostengesichtspunkten zum Erfolgsfaktor bei S/4HANA werden. Man sollte jedoch noch im Auge behalten, wo echte Kundenvorteile entstehen und wie man sich vom Wettbewerb differenzieren kann. Dabei können z.B. der SAP Value Lifecycle Manager (VLM) oder (wenn vorhanden) Process Mining Tools wie Signavio oder Celonis Anregungen und Orientierungswerte liefern. Der Wertbeitrag der Transformation sollte möglichst frühzeitig identifiziert und analysiert werden. Dies hilft, eine bessere Abwägung zwischen Standard- und Individuallösungen unter TCO-Gesichtspunkten vorzunehmen.
Erfolgreicher Start in die Prozessdiskussion bei S/4HANA – Input für die Workshops
An erster Stelle stehen hier die Ergebnisse der Bestandsaufnahme zur S/4HANA Transformation. Insbesondere spannend ist die Nutzung des vorhandenen SAP-Systems und, (Sprungstelle) siehe oben, den vorhandenen Erweiterungen. Selbst Kunden mit kompakten Implementierungen haben sich oft durch die Erweiterungsmöglichkeiten verführen lassen. Zweite wesentliche Grundlage ist die Systemlandschaft. Wie sieht die Gesamtarchitektur des aktuellen Systems aus? Welche Lösung unterstützt welchen Prozess? Wie sehen die Schnittstellen aus? Damit unmittelbar verbunden sind auch die Vorstellungen wie der Gesamtbebauungsplan in Zukunft mit SAP S/4HANA aussehen soll bzw. könnte. Ein Tipp am Rande, hier empfiehlt sich auch ein Blick auf die eventuell vorhandene sog. Schatten-IT. Haben sich die Nutzer irgendwelche Zusatztools in z.B. in Excel gebaut? Deren Existenz gibt hervorragende Hinweise bzw. Ansatzpunkte für mögliche Prozessverbesserungen.
Neue Ideen bzw. Bedarfe können z.B. auch basierend auf bisher nicht genutzten Funktionen von SAP bzw. anderer Software oder den Möglichkeiten von S/4HANA basieren. Eventuell vorhandene Innovationsideen sind selbstverständlich hochwillkommen. Sie sollten sich in diesem Kontext aber an den vorhandenen Prozessen orientieren wie z.B. die Nutzung bereits an anderer Stelle vorhandener Daten oder Automatisierung beschränken: Bitte an dieser Stelle keine Diskussionen über neue Produkte und Services zulassen! Aber gerne auf die Shortlist für später!
Erfolgreicher Start in die Prozessdiskussion bei S/4HANA – Inhalt der Workshops
Zentrale Fragen bei der Entscheidungsfindung sind: Wie haben wir es bisher gemacht? Können / Wollen wir das weiterhin so machen? An dieser Stelle reicht aber erst mal ein simples Ja oder Nein. Es geht um einen Überblick, was grundsätzlich erhaltenswert ist. Was kann ich z.B. in einer selektiven Datentransformation mit technischer Unterstützung mit geringerem Aufwand nach S/4HANA überführen? Deswegen sollte die Diskussion keinesfalls auf Use Case Ebene stattfinden! Es ist zwar manchmal sehr unterhaltsam, wenn Führungskräfte mitbekommen, wie der Prozess wirklich abläuft. Das sollte man sich aber für später aufheben.
Ein erfolgreicher Start in Prozessworkshops bei S/4HANA konzentriert sich auf die Frage, ob der Prozess bzw. der neue Prozess von SAP S/4HANA grundsätzlich eine Option darstellt! Wir interessieren uns nicht für Function und Features. Es geht um Standard- oder Individuallösungen als kritischem Erfolgsfaktor für die passende Strategie bei der S/4HANA Transformation. Im Zentrum steht deshalb die grundsätzliche Betrachtung von Aufgaben und Problemen und ob die Lösungsansätze von S/4HANA dazu geeignet sind, die geforderten Resultate zu erzielen.
Standard oder Individuallösungen – Zentrale Erfolgsfaktoren der Prozessdiskussion
Ein striktes Zeitmanagement. Eines der wichtigsten agilen Prinzipien ist Timeboxing! Ich möchte Perspektiven eröffnen, es ist aber genauso wichtig, diese Ergebnisse dann auch wieder zusammenzuführen. Die Timeboxing-Technik aus der agilen Entwicklung ist unter anderem auch ein zentraler Bestandteil der SAP Activate Methodology. Dieses Prinzip hilft ungemein, die Themen und Entscheidungen innerhalb klarer Zeitrahmen abzuarbeiten und so den Fokus auf den wichtigsten Themen zu halten.
Das wiederum kann nur gelingen, wenn transparent und glaubhaft wird, dass das noch keine finalen Entscheidungen sind! Wenn jeder das Gefühl hat, er muss jetzt seine Wünsche durchsetzen, weil es später keine weitere Gelegenheit dazu geben könnte, ist eine Einigung schwierig. Aus meiner Erfahrung aus unzähligen Blueprintdiskussionen (also lange vor S/4HANA) war das immer eines der größten Hindernisse.
Es geht nur darum, was wirklich dringend ist, welche Prioritäten gesetzt werden muss. Die Killerfrage „warum muss das jetzt sein?“ muss überzeugend beantwortet werden. Wenn nicht, muss sich in diesem Moment auch niemand „5 mal warum“ fragen. Das ist grundsätzlich ein sehr gutes Konzept, aber es sollte der Qualitätssicherung dienen und nur dann zum Einsatz kommen wenn das jetzt relevant ist!
DIe Gesamtperspektive ist das Wichtigste
Ein erfolgreicher Start in Prozessworkshops bei S/4HANA konzentriert sich auf Transparenz und gemeinsames Verständnis über die Bereiche wo sich etwas ändern muss. Und das möglichst zügig. Ziel ist eine erste Liste mit sehr wichtigem Input für die weitere Vorgehensweise. Bei vielen Zusatzentwicklungen die unter S/4HANA nicht mehr „passen“ geht die Tendenz sicher frühzeitig in Richtung einer Greenfield-Implementierung. Umgekehrt, vor allem bei neueren Implementierungen ohne großen Technical Debt spricht vielleicht sehr viel für eine Brownfield Conversion. Und auch wenn das Bild noch nicht so eindeutig ist, weiss man zumindest, an welchen Stellen man noch genauer hinschauen sollte. Bei den Änderungsbedarfen z.B. ist in dem Moment oft noch nicht klar, welche Alternativen überhaupt bestehen. Auch deshalb sollten endlosen Prozessdiskussionen an dieser Stelle vermieden werden.
Aus den genannten Hintergründen sind hoffentlich zwei Dinge deutlich geworden:
Erstens, dass die Frage nach Fertighaus oder individuellem Architektenobjekt die ganze Organisation betrifft und auf keinen Fall losgelöst von der konkreten Situation beantwortet werden kann. Die Total Cost of Ownership (TCO) muss viel stärker beachtet werden. In den 70er Jahren wurden häufig Swimmingpools in Einfamilienhäusern eingebaut. Sie sind teuer im Unterhalt und wurden in vielen Fällen wesentlich seltener genutzt als ursprünglich geplant. Auf S/4HANA bezogen, berücksichtigen Sie die Kosten der Integration! Den verbundenen Aufwand, je individueller die Softwarelandschaft ausfällt. Es gab bei der Einführung von SAP gute Gründe warum Sie sich für eine Standardsoftware entschieden haben. Nutzen Sie diese Vorteile!
Zweitens, warum die Entscheidung über Standard- oder Individuallösungen ein solch zentraler Erfolgsfaktor für eine gelungene S/4HANA Transformation ist. Es sind individuelle Antworten für Ihre Organisation gefragt. Häufig ist der Wunsch und Wille, möglichst direkt in die Umsetzung zu gehen sehr ausgeprägt. Wenn das eine bewusste Entscheidung ist, wunderbar. Aber was ist, wenn die Fallgruben erst im Laufe der Zeit „hochpoppen“?
Hier wird dann auch deutlich, dass die Entscheidung über Standard- oder Individuallösungen bei weitem nicht der einzige Erfolgsfaktor ist: Es ist wichtig einen Plan zu haben, es ist wichtig, mit Veränderungen zu rechnen und es ist wichtig, am Ball zu bleiben. Die Organisation wird ihren individuellen Weg dann schon finden solange die Gesamtperspektive stimmig ist. Unterstützung durch erfahrene Berater ist sehr empfehlenswert. Sie sollten die richtigen Fragen stellen, sich aber mit vorschnellen Urteilen und Empfehlungen zurückhalten. So wie ein erfahrener Architekt z.B. nach Lebensphasen und Wünschen fragt. Und wenn der zukünftige Hausherr gerne eine große offene Küche wünscht wird er anschliessend auch sicherstellen, dass eine entsprechend starke Abzugshaube eingeplant werden wird… Auf S/4HANA bezogen sollte ein erfahrener Berater helfen, dass sich bei der Frage nach Standard oder Individuallösungen bei der S/4HANA Transformation niemand die Finger verbrennt!
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